یکشنبه, ۰۶ خرداد ۱۳۹۷

ورود کاربران

چه چیزی باعث خوب بودن یک گزارش می‌شود؟

هدف یک گزارش تحلیل و توضیح یک موقعیت، ارائه یک پیشنهاد و جلب موافقت با یک برنامه است. گزارش باید متنی منطقی، عملی، متقاعدکننده و موجز باشد.

برای آن که بتوانید گزارش‌های تاثیرگذار بنویسید باید ابتدا چیزی ارزشمند برای گفتن داشته باشید. تکنیک‌های حل مسئله ، تفکر خلاق  و تفکر روشن  همگی در این راه به شما کمک خواهند کرد. تحلیل شما از نظرات و اطلاعات و همچنین ارزیابی شما از گزینه‌های موجود باید پایه‌ای برای نتایج مثبت و پیشنهادات شما دراختیارتان قرار دهد.

سه قانون اساسی برای گزارش‌نویسی وجود دارند:

  • به گزارش خود ساختاری منطقی بدهید؛
  • از واژگانی ساده برای انتقال معنای مورد نظر خود استفاده کنید؛
  • اهمیت ارائه مناسب و واضح مطالب را به خاطر داشته باشید.

  

ساختار

یک گزارش باید دارای آغاز، میان و پایان باشد. اگر با گزارشی طولانی یا پیچیده روبرو هستیم، این گزارش باید خلاصه‌ای از نتایج و پیشنهادات را نیز در خود جای داده باشد. شاید پیوست‌هایی شامل داده‌ها و آمارهای جزئی‌تر نیز همراه گزارش ارائه شوند.

 

آغاز

مقدمه شما باید دلیل نگارش گزارش، اهداف آن، نکاتی که در گزارش مورد توجه قرار گرفته‌اند و همچنین دلیلی که این گزارش باید خوانده شود را توضیح دهد. مقدمه سپس باید به بیان منابع اطلاعاتی مورد استفاده گزارش بپردازد. در نهایت، اگر گزارش به بخش‌های مختلفی تقسیم شده باشد، در مقدمه باید ترتیب بخش‌ها و عنوان هر یک از آن‌ها توضیح داده شود.

 

میان

بخش میانی گزارش باید شامل اطلاعات جمع‌آوری شده و تحلیل شما از آن اطلاعات باشد. این تحلیل باید بصورتی منطقی به تشخیص دلایل مشکلات بیانجامد. نتیجه‌گیری‌ها و پیشنهادات ارائه شده در بخش نهایی باید برآمده از این تحلیل و تشخیص باشند. یکی از معمول‌ترین ضعف‌هایی که در گزارش‌ها دیده می‌شود این است که اطلاعات ارائه شده در آن‌ها نتیجه‌گیری طبیعی بدست آمده از تحلیل‌های موجود در گزارش نیستند؛ ضعف دیگری که در گزارش‌ها دیده می‌شود  نتیجه‌گیری برپایه اطلاعاتی که در گزارش ارائه شده نیست.

اطلاعات و مشاهدات خود را خلاصه کنید. اگر مسیرهای عملیاتی جایگزینی تشخیص داده‌اید نقاط قوت و ضعف هر یک را بیان کرده و در عین حال کاملا مشخص کنید که خودتان کدام مسیر را ترجیح می‌دهید. خواننده را میان زمین و هوا معلق رها نکنید.

یک گزارش عیب‌یابی و حل مشکل معمولی با تحلیل وضعیت کنونی شروع شده؛ سپس به تشخیص هر گونه مشکل یا ضعف در موقعیت پرداخته و دلیل بروز این مشکلات را توضیح داده و در نهایت پیشنهاداتی برای رسیدگی به مشکل ارائه می‌کند.

 

پایان

بخش پایانی گزارش باید مشخص کننده پیشنهادات شما بوده و بگوید چرا هر یک از این پیشنهادات در مسیر دستیابی به اهداف مشخص شده در گزارش، یا فائق آمدن بر مشکلاتی که بررسی‌های تحلیلی آن‌ها را آشکار کرده‌اند، مفید و سودمند خواهند بود.

بعد از آن باید فواید و هزینه‌های اجرای پیشنهادات ارائه و توضیح داده شوند. در مرحله بعدی یک برنامه مستحکم برای اجرای پیشنهادات، شامل برنامه‌ زمانی کارها به همراه ضرب‌الاجل‌ها و نام افرادی که هر کار را انجام خواهند داد، مطرح می‌شود. در نهایت باید به مخاطب یا مخاطبان گزارش کارهایی که از آن‌ها می‌خواهید انجام دهند، مثل تایید برنامه‌ها یا صدور اجازه هزینه، اعلام شود.

 

خلاصه

در یک گزارش بلند یا پیچیده ارائه یک خلاصه مدیریتی از نتایج و پیشنهادات بسیار مفید خواهد بود. این خلاصه ذهن خواننده را متمرکز کرده و می‌توان از آن به عنوان دستور کاری برای ارائه گزارش و بحث در مورد آن استفاده کرد. بهتر است موارد مطرح شده در خلاصه را با بخش‌ها یا پاراگراف‌های مرتبط با آن مورد در متن گزارش تطبیق دهید.

 

واژگان ساده

«اگر زبان درست نباشد، آنگاه چیزی که گفته می‌شود، با منظور گوینده یکی نیست؛ اگر چیزی که گفته می‌شود با منظور گوینده یکی نباشد، آنگاه آنچه باید انجام می‌شد، بی‌سرانجام می‌ماند.» (کنفوسیوس)

عبارت ابتدای این بخش از کتاب کامل واژگان سادهنوشته سر ارنیست گاورز آورده شده است. خواندن این کتاب برای همه کسانی که می‌خواهند گزارش بنویسند لازم است. پیشنهادات گاورز در مورد بهترین راه انتقال بدون ابهام معنا، بدون این که خواننده دچار سختی‌های غیرضروری شود، بدین ترتیب هستند:

  • برای انتقال معنای مورد نظر خود هیچ کلمه‌ای بیشتر از آن که نیاز است به کار نبرید. چرا که احتمال دارد این کلمات معنای جمله شما را پنهان کرده و خواننده را خسته کنند. بخصوص از استفاده از صفت‌ها و قیدهای زائد خودداری کرده و در جایی که یک کلمهبرای انتقال مفهوم کافی خواهد بود از عبارات چندکلمه‌ای استفاده نکنید.
  • اگر واژگان آشنا و شناخته‌شده می‌توانند معنای مورد نظر شما را به خوبی انتقال دهند از واژگان عجیب و دور از ذهن استفاده نکنید چرا که احتمال درک واژگان آشنا بیشتر است.
  • به جای استفاده از کلمات مبهم، از کلماتی استفاده کنید که معنایی دقیق دارند چرا که آن‌ها منظور شما را روشن‌تر و واضح‌تر انتقال خواهند داد. به همین ترتیب برای واژگان عینی اهمیت بیشتری از واژگان انتزاعی قائل باشید چرا که واژگان عینی به احتمال زیاد معنای دقیق‌تری به همراه خواهند داشت.

اگر از این دستورالعمل‌ها پیروی کنید از مسیر درست دور نخواهید شد.

 

ارائه

روش ارائه گزارش توسط شما بر روی اثرگذاری و ارزش گزارش تاثیر خواهد داشت. خواننده باید بتواند به راحتی مباحث مطرح شده توسط شما را دنبال کرده و درگیر جزئیات بیش از حد نشود.

پاراگراف‌ها باید کوتاه بوده و هر یک تنها به یک موضوع بپردازند. اگر می‌خواهید چند نکته را لیست یا برجسته کنید، آن‌ها را جدول‌بندی کرده یا بصورت نقطه‌گذاری شده ارائه کنید. برای مثال:

     بازبینی‌ حقوق پرداختی

     حفظ نظارت روی افزایش حقوق با مشخص کردن موارد زیر برای مدیران:

  • حداکثر درصد مجاز افزایش حقوق برای بالابردن حقوق افراد؛
  • حداکثر درصد افزایشی که می‌توان به یکی از کارکنان پرداخت کرد.

می‌توان برای سهولت در ارجاع به گزارش، پاراگراف‌ها را شماره‌گذاری کرد. برخی افراد ترجیح می‌دهند از سیستمی که بخش‌های اصلی را بصورت 1، 2، و غیره شماره‌گذاری کرده و بخش‌های فرعی را بصورت 1.1، 1.2، و غیره و بخش‌های فرعی‌تر را بصورت 1.1.1، 1.1.2، و غیره شماره‌گذاری می‌کند استفاده کنند. اما این سیستم می‌تواند آشفته و گیج‌کننده باشد. سیستم ساده‌تری که ارجاع دادن به گزارش را آسان می‌سازد این است که هر پاراگراف، و نه هر بخش، با اعداد 1، 2، و غیره شماره‌گذاری شود. 

برای راهنمایی به خواننده در مورد چیزی که قرار است بخواند و کمک به او در جهت پیدا کردن مسیرش در گزارش از تیتراستفاده کنید. تیتر اصلی باید با حروف برجسته نوشته شود و تیترهای فرعی با حروف کوچک یا کج.

یک گزارش بلند می‌تواند دارای فهرستی باشد که در آن تیترهای اصلی و فرعی و شماره پاراگراف‌های هر یک مشخص شده‌اند.

گزارش شما در صورتی بیشترین تاثیر را خواهد داشت که کوتاه بوده و مستقیم به اصل مطلب بپردازید. . برای ساده کردن شیوه ارائه مطالب و انتقال پیام به شکلی واضح و موجز از نقطه‌گذاری لیست‌ها استفاده کنید.

صفحات اصلی گزارش را با توده‌های غیرقابل هضم اعداد یا داده‌های دیگر شلوغ نکنید. آمارهای کلیدی را در جدول‌هایی کوچک با تیترهایی واضح خلاصه کنید تا خواندنشان آسان باشد.

 

با تشکر

مدیرسازان

نظر خود را بیان کنید

ارسال نظر به عنوان مهمان

0
نظرات شما پس تایید مدیریت نمایش داده میشود.
  • نظری پیدا نشد

درباره ما

کسب و کار ما مشخص است . آموزش  و مشاوره مهارت های نرم مدیریت ، مهارت های کسب و کار و مهارت های هوش مالی تخصص ماست.

محصولات ما به صورت تالیف و ترجمه انواع کتاب ، خدمات مشاوره حضوری ،آموزش های آنلاین ، محصولات صوتی و تصویری ،کارگاه ها و سمینار ها ،عرضه می شود.

 

تماس با ما

آدرس : سعادت آباد - بلوار پاکنژاد - خیابان شهید صبحی - پلاک 2 - واحد 1

تلفن : 22149617-021

فکس : 22149540-021

پیامک : 30008810149617

ایمیل : Info{at}modirsazan.com

مدیرسازان در شبکه های اجتماعی