سه شنبه, ۰۳ مهر ۱۳۹۷

ورود کاربران

مدیریت پروژه شامل برنامه‌ریزی عملیاتی است. یعنی تصمیم‌گیری در مورد کاری که باید انجام شود، دلیل نیاز به انجام آن کار، کسی که کار را انجام می‌دهد، هزینه تمام‌شده آن کار، زمانی که کار باید تمام شود (به‌طور کامل یا مرحله‌به‌مرحله) و جایی که باید انجام شود. سه فعالیت اصلی در مدیریت پروژه شامل برنامه‌ریزی پروژه، آماده‌سازی پروژه و کنترل پروژه هستند.

 

 

برنامه‌ریزی پروژه

آغاز

برنامه‌ریزی پروژه با تعریف کردن اهداف پروژه شروع می‌شود. باید یک طرح فعالیت تجاری جدید ایجاد کرد. این امر به معنای پاسخ دادن به دو سؤال اساسی است:

  • چرا به این پروژه نیاز است؟
  • از پروژه انتظار می‌رود چه فوایدی داشته باشد؟

پاسخ به این سؤال‌ها باید قابل‌اندازه‌گیری باشد. ملزومات پروژه در مواردی مثل سیستم‌ها یا امکانات جدید مورد نیاز برای پاسخگویی به نیازهای کسب‌وکار، کارخانه جدید مورد نیاز برای تولید محصولات جدید یا نیاز به ایجاد بهبود در تولید یا کیفیت، باید به‌روشنی مشخص شوند. فواید به شکل درآمد به‌دست‌آمده، بهره‌وری، بهبود کیفیت یا عملکرد، هزینه‌های صرفه‌جویی شده و بازگشت سرمایه بیان می‌شوند.

 

 

ارزیابی

منابع، به شکل پول یا افراد، در پروژه‌ها سرمایه‌گذاری می‌شوند. برای حصول اطمینان از این‌که شاخصه‌های سازمان در مورد بازگشت سرمایه در پروژه رعایت شده‌اند، از تکنیک‌های ارزیابی سرمایه استفاده می‌شود. می‌توان با توجه به منافع به‌دست‌آمده از پروژه برای ارزیابی میزان توجیه‌پذیری هزینه، زمان، و تعداد افراد مورد نیاز در آن، از روش تحلیلی هزینه-فایده استفاده کرد. این کار می‌تواند به معنای مشخص کردن آن دسته از هزینه‌های فرصت (Opportunity Costs) باشد که نشان می‌دهند آیا با سرمایه‌گذاری مالی یا گماردن افراد در پروژه‌ها یا فعالیت‌های دیگر، سود و فایده بیشتری حاصل می‌شود یا خیر.

 

 

خصوصیات عملکرد

کاری که انتظار می‌رود پروژه انجام دهد – یعنی عملکردی که باید داشته باشد – در این بخش مشخص شده و جزییات پیکربندی یا شیوه‌های عملیاتی پروژه در اینجا توصیف می‌شوند.

 

 

برنامه پروژه

برنامه پروژه موارد زیر را مشخص می‌کند:

  • عملیات اصلی به ترتیب – مراحل اصلی پروژه؛
  • در هنگام نیاز تقسیم هر یک از عملیات اصلی به زنجیره‌ای از وظایف فرعی؛
  • تحلیلی از روابط بینابینی و درونی در کارهای اصلی و فرعی؛
  • تخمینی از زمان مورد نیاز برای کامل کردن هر مرحله یا هر یک از عملیات اصلی؛
  • ارزیابی منابع مورد نیاز شامل پول، افراد، امکانات و زمان؛
  • یک برنامه تدارکات (Procurement Plan) برای تهیه مواد، سیستم‌ها و تجهیزات مورد نیاز؛
  • یک برنامه منابع انسانی که مشخص می‌کند چند نفر در هر مرحله با مهارت‌های مختلف به پروژه اختصاص داده می‌شوند و چه کسانی مسئولیت کنترل کلیت پروژه و هر مرحله یا عملیات اساسی را بر عهده خواهند داشت.

ولی مدیریت پروژه فقط به معنای تلنبار کردن منابع اضافی روی هم برای کامل کردن کارها در زمان تعیین‌شده نیست. فرد بروکس در هنگام کار در شرکت IBM این موضوع را دریافت. پروژه‌ای که مدیریتش بر عهده او بود به شکلی فاجعه‌بار عقب‌تر از برنامه زمانی بود و برای جبران این عقب‌افتادگی منابع (یعنی برنامه‌نویسان) بیشتری به پروژه فرستاده شدند. اما با این کار مشکل از قبل هم بدتر شد. هر بار که یک برنامه‌نویس به تیم اضافه می‌شد پروژه بیشتر از پیش عقب می‌افتاد. مشکل، دشواری در ایجاد هماهنگی میان منابعی بود که تعداد آن‌ها افزایش فراوان یافته بود. بروکس در کتاب خود در مورد این موضوع، قانونی بنام قانون بروکس تعریف کرد: «اضافه کردن نیروی انسانی به یک پروژه تأخیردار، تأخیر آن را بیشتر می‌کند».

 

 

آماده‌سازی پروژه

آماده‌سازی پروژه شامل مراحل زیر می‌شود:

  • تهیه و تقسیم منابع؛
  • انتخاب تیم مدیریت پروژه و آگاه کردن آن‌ها از مسائل مربوط به پروژه؛
  • نهایی کردن برنامه پروژه و مشخص کردن هر مرحله؛
  • تعیین و تثبیت سیستم‌های نظارت و فرایندهای گزارش‌گیری (قالب و زمان‌بندی گزارش‌های پیشرفت)؛
  • مشخص کردن تاریخ‌های کلیدی پروژه (نقاط اصلی) (Milestone) به‌صورت مرحله‌به‌مرحله و پیش‌بینی جلسات در نقاط اصلی پروژه برای بازبینی پیشرفت و تصمیم‌گیری در مورد کارهای لازم.

 

کنترل پروژه

سه مورد از مهم‌ترین مواردی که در پروژه باید کنترل کرد به این ترتیب هستند:

  1. زمان – دستیابی به اهداف پروژه طبق برنامه زمان‌بندی؛
  2. کیفیت – دستیابی به خصوصیات تعیین‌شده برای پروژه؛
  3. هزینه – محدود کردن هزینه به بودجه تعیین‌شده.

کنترل پروژه بر اساس گزارش‌های پیشرفتی انجام می‌گیرد که نشان می‌دهند چه چیزهایی نسبت به برنامه به دست آمده‌اند. در این گزارش‌ها تاریخ برنامه‌ریزی شده برای تکمیل پروژه، دستاوردهای واقعی به‌دست آمده و تاریخ پیش‌بینی‌شده برای پایان یافتن هر مرحله یا هر عملیات ارائه شده است. بدین ترتیب احتمال تأخیر، تجاوز از بودجه یا گیر کردن در تنگناها، مشخص شده و می‌توان در زمان مناسب در مورد آن‌ها دست به عمل اصلاحی زد.

جلسات پیشرفت باید در بازه‌های زمانی از پیش تعیین شده برگزار شوند. وقتی زمان این جلسات با مراحل کلیدی پروژه همپوشانی داشته باشد، می‌توان آن‌ها را به‌عنوان جلسات نقاط اصلی پروژه هم در نظر گرفت.

 

 

10 قدم برای مدیریت کارآمد پروژه

  1. اهداف و موارد تحویلی را مشخص کنید.

  2. برای توجیه پروژه دست به تحلیل هزینه و سود، یا ارزیابی سرمایه بزنید.

  3. این موارد را تعیین کنید:

  • چه کاری باید انجام شود؛

  • چه کسی چه کاری انجام می‌دهد؛

  • کار باید چه زمانی تمام شود (تقسیم‌شده به مراحل مجزا)؛

  • کار باید چقدر هزینه داشته باشد.

  1. منابع مورد نیاز را مشخص کنید (افراد، پول، مواد، سیستم‌ها، امکانات و غیره).

  2. یک برنامه زمان‌بندی آماده کرده و در آن هر مرحله را مشخص کنید.

  3. روش‌های کنترل را مشخص کنید: چارت‌ها، تحلیل شبکه، گزارش‌های پیشرفت و جلسات پیشرفت (یا نقاط اصلی).

  4. اطمینان حاصل کنید که همه افراد می‌دانند چه انتظاری از آن‌ها وجود دارد و منابع لازم برای دستیابی به آن انتظارات را در اختیار دارند.

  5. به‌صورت مستمر و بر اساس برنامه، بر پیشرفت کار نظارت داشته و جلساتی رسمی نیز برای این نظارت برگزار کنید.

  6. در صورت لزوم دست به اِعمال اصلاح بزنید؛ برای مثال در تقسیم منابع.

  7. نتیجه نهایی را نسبت به اهداف و موارد تحویلی ارزیابی کنید.

با تشکر

مدیرسازان

 

نظر خود را بیان کنید

ارسال نظر به عنوان مهمان

0
نظرات شما پس تایید مدیریت نمایش داده میشود.
  • نظری پیدا نشد

درباره ما

کسب و کار ما مشخص است . آموزش  و مشاوره مهارت های نرم مدیریت ، مهارت های کسب و کار و مهارت های هوش مالی تخصص ماست.

محصولات ما به صورت تالیف و ترجمه انواع کتاب ، خدمات مشاوره حضوری ،آموزش های آنلاین ، محصولات صوتی و تصویری ،کارگاه ها و سمینار ها ،عرضه می شود.

 

تماس با ما

آدرس : سعادت آباد - بلوار پاکنژاد - خیابان شهید صبحی - پلاک 2 - واحد 1

تلفن : 22149617-021

فکس : 22149540-021

پیامک : 30008810149617

ایمیل : Info{at}modirsazan.com

مدیرسازان در شبکه های اجتماعی