سه شنبه, ۰۳ مهر ۱۳۹۷

ورود کاربران

 

رویکردها به هماهنگی

مشخص است که با ایجاد شرایطی که در آن افراد در کنار هم به شکلی خوب و مفید کار کنند می‌توانید به هماهنگی خوبی دست پیدا کنید. این امر به معنای ادغام فعالیت‌های آن‌ها، داشتن ارتباطات خوب، رهبری داشتن و پرورش تیم است، اما شما درعین‌حال باید به شش تکنیک‌ خاصی که در زیر آمده‌اند هم توجه داشته باشید.

 

1. برنامه‌ریزی

هماهنگی باید پیش از رویداد اتفاق بیفتد و نه پس از آن. برنامه‌ریزی اولین قدم در راه است. برنامه‌ریزی به معنای تصمیم‌گیری در مورد کارهایی که باید انجام شوند و زمان آن‌ها است. برنامه‌ریزی فرایند جداسازی وظایف کلی به تعدادی کار زنجیره‌وار یا خرده‌کارهای مرتبط به هم است. پس از برنامه‌ریزی شما اولویت‌ها و زمان‌بندی‌ها را مشخص می‌کنید.

 

2. سازمان‌دهی

شما می‌دانید چه کاری باید انجام شود. پس از آن تصمیم می‌گیرید چه کسی باید آن کار را انجام دهد.                                                      وقتی در حال تقسیم کار بین افراد هستید باید از خرد کردن وظایفی که به هم متصل هستند و نمی‌شود آن‌ها را به درستی از هم جدا کرد خودداری کنید.

بزرگ‌ترین مشکل شما تصمیم‌گیری در مورد مرزهای جداکننده در فعالیت‌هایی خواهد بود که متمایز ولی مرتبط با هم هستند. اگر این مرز بیش‌ازحد سفت و سخت بوده یا برعکس به اندازه کافی مشخص نباشد، ممکن است مشکلاتی در هماهنگی به وجود بیایند. بیش‌ازحد بر سازمان‌دهی رسمی، چنان‌که در شرح وظایف، نمودارها و دفترچه‌های راهنما آمده است، تکیه نکنید. چنین کاری باعث کاهش انعطاف‌پذیری شده و موانعی بر سر راه ارتباطات ایجاد خواهد کرد و این موارد می‌توانند باعث از بین رفتن هماهنگی شوند.

سازمان‌دهی غیررسمی به شکلی که در همه شرکت‌ها وجود دارد می‌تواند به برقراری هماهنگی کمک کند. وقتی افراد در کنار هم کار می‌کنند سیستمی از روابط اجتماعی شکل می‌دهند که از مرزهای سازمان‌دهی رسمی فراتر می‌رود. آن‌ها شبکه‌ای از گروه‌های غیررسمی ایجاد می‌کنند که معمولا خود انضباطِ خود را برقرار می‌کنند. این کار مدیریت را از نظارت‌ها و کنترل‌های جزئی رها کرده و زمان بیشتری برای برنامه‌ریزی، حل مشکلات و نظارت کلی روی عملکرد در اختیار آن می‌گذارد.

 

3. تفویض کارها

سازمان‌دهی غیررسمی می‌تواند کمک‌کننده باشد ولی شما باز هم باید کارها را به‌گونه‌ای تفویض کنید که مطمئن باشید افراد می‌دانند چه انتظاری از آن‌ها وجود دارد و از نیاز به داشتن رابطه کاری با دیگران برای دستیابی به یک نتیجه هماهنگ آگاهی دارند.

هنر مدیریت در این است که کاری کنید تا همه افراد درگیر در کار نسبت به نقاطی که باید در آن به دیگر افراد متصل شده و زمانی که باید هر کار انجام شود آگاهی داشته باشند. نباید وضعیتی وجود داشته باشد که شما مجبور باشید به افراد بگویید با هم هماهنگ شوند، آن‌ها باید این کار را تقریباً به‌صورت خودکار انجام دهند. این کار وقتی انجام می‌شود که شما نه تنها وظایف خاص، بلکه وظیفه کار کردن به دیگران را هم به افراد تفویض کنید.

 

4. ارتباط برقرار کردن

شما نه تنها باید در مورد آنچه می‌خواهید ارتباطی روشن برقرار کنید، بلکه باید افراد را تشویق کنید تا با یکدیگر نیز ارتباط داشته باشند.            از موقعیت‌هایی که افراد در آن‌ها می‌توانند بگویند «چرا کسی در این مورد چیزی به من نگفت؟ اگر می‌گفتند به آن‌ها می‌گفتم که چطور می‌توانند مشکل را حل کنند» دوری کنید. نباید به هیچ کس اجازه داد به بهانه قدیمی «هیچ کس هیچ چیز به من نمی‌گوید» پناه ببرد. افراد باید خودشان آنچه لازم است بدانند را کشف کنند و نباید منتظر باشند تا این موارد به آن‌ها گفته شود.

 

5. کنترل کردن

اگر شما از فرایندی که در بالا توصیف شد استفاده کرده و این فرایندها کار کنند، روی کاغذ نباید نگرانی چندانی درباره هماهنگی داشته باشید، ولی واضح است که زندگی واقعی به این شکل پیش نمی‌رود. شما باید بر فعالیت‌ها و نتایج نظارت داشته باشید، مشکلات را تشخیص داده و در صورت لزوم به‌سرعت دست به عمل اصلاحی بزنید. هماهنگی خودش اتفاق نمی‌افتد. باید برای آن تلاش کرد ولی سعی کنید بیش‌ازحد درگیر نشوید. به افراد تا جای ممکن آزادی بدهید تا بتوانند روابطی افقی ایجاد کنند. این روابط به شکلی بسیار مفیدتر از کنترل سفت و سخت و مستبدانه از بالا باعث تسهیل در هماهنگی می‌شوند.

 

6. بررسی موردی

هیچ راه همیشه درستی برای ایجاد هماهنگی بین تعدادی فعالیت وجود ندارد.

همه چیز به ماهیت فعالیت‌ها و وضعیتی که فعالیت‌ها در آن صورت می‌گیرند بستگی دارد. برای مثال به ساختار کنونی سازمان، وجود کمیته‌های هماهنگی و تجهیزاتی که ارتباط بین افراد درگیرِ در کار از طریق آن‌ها ممکن می‌شود. در نهایت هماهنگی خوب بستگی به خواست همه افراد مربوط می شود، خواست آن‌ها به هماهنگ کردن یا هماهنگ شدن. روش‌های رسمی مثل کمیته‌ها الزاماً باعث انجام کار نمی‌شوند.

 

با تشکر

مدیرسازان

 

نظر خود را بیان کنید

ارسال نظر به عنوان مهمان

0
نظرات شما پس تایید مدیریت نمایش داده میشود.
  • نظری پیدا نشد

درباره ما

کسب و کار ما مشخص است . آموزش  و مشاوره مهارت های نرم مدیریت ، مهارت های کسب و کار و مهارت های هوش مالی تخصص ماست.

محصولات ما به صورت تالیف و ترجمه انواع کتاب ، خدمات مشاوره حضوری ،آموزش های آنلاین ، محصولات صوتی و تصویری ،کارگاه ها و سمینار ها ،عرضه می شود.

 

تماس با ما

آدرس : سعادت آباد - بلوار پاکنژاد - خیابان شهید صبحی - پلاک 2 - واحد 1

تلفن : 22149617-021

فکس : 22149540-021

پیامک : 30008810149617

ایمیل : Info{at}modirsazan.com

مدیرسازان در شبکه های اجتماعی