چهارشنبه, ۲۷ تیر ۱۳۹۷

ورود کاربران

این حرف معروف است که می‌گویند کمیته‌ها شامل افرادی نامناسب هستند که از طرف افرادی بی‌صلاحیت انتخاب شده‌اند تا کارهایی غیرضروری انجام دهند. در همین زمینه لطیفه‌ای وجود دارد که می‌گوید شتر اسبی است که یک کمیته طراحی کرده است. تجربه جلسات بی‌هدف و بی‌نظم چنان گسترده است که برای بسیاری از افراد این جملات تلخ به واقعیت نزدیکی زیادی دارند. شما باید برای اداره موفق جلسات بایدها و نبایدهای مربوط به ایجاد و سازوکار آن‌ها را در نظر گرفته و اطمینان حاصل کنید که یک مدیر جلسه کارا در آن‌ها حضور داشته باشد.

 

مدیریت جلسه

موفقیت یا شکست یک جلسه تا حد زیادی به مدیر جلسه بستگی دارد. اگر شما خودتان مدیریت جلسه را بر عهده دارید کارهایی که باید انجام دهید بدین ترتیب هستند:

 

قبل از جلسه

قبل از آنکه جلسه شروع شود اطمینان حاصل کنید که شرایط کار و موارد موردنیاز (Terms of Reference) جمع‌آوری شده‌اند، به اعضا جلسه در مورد آن اطلاع رسانی شده و می‌دانند باید انتظار چه چیزی را داشته باشند و اطلاع دارند که برای مشارکت در جلسه نیاز به چه آمادگی‌هایی خواهند داشت. دستور جلسه را برنامه‌ریزی کنید تا جلسه‌ای ساختارمند برگزار شود که در آن بتوان به همه مسائل به ترتیبی منطقی پرداخت. برگه‌هایی از خلاصه مسائل تهیه و بین افراد پخش کنید تا آن‌ها نسبت به ساختار جلسه آگاهی پیدا کرده و پیشینه آن را بدانند و بدین ترتیب وقت جلسه برای پرداختن به جزییات یا بازبینی اطلاعات آماری تلف نشود.

 

بایدها

در صورتی از جلسه استفاده کنید که اطلاعات یا قضاوت موردنیاز از عهده یک نفر خارج باشد.

فقط وقتی کمیته کاری تشکیل بدهید که جمع کردن افرادی با دیدگاه‌های متفاوت در یک زمان و مکان مشخص الزامی باشد.

مدیر جلسه‌ای انتخاب کنید که بتواند جلسه را کنترل کرده و بهترین نتیجه را از آن به دست آورد.

در کمیته افرادی با پیشینه‌های مختلف قرار دهید. افرادی که می‌توانند ایده‌های مفیدی داشته باشند.

کاری که کمیته باید انجام دهد و میزان اختیاراتش را مشخص کنید.

در مورد زمانی که می‌خواهید جلسه گزارش خود را تحویل دهد کاملا روشن باشید.

از جلسات وقتی استفاده کنید که بیشترین کارایی را دارند: در بازبینی و تدوین سیاست‌ها، برای هماهنگی تصمیمات، جهت حصول اطمینان از این که در مورد یک برنامه با همه افراد درگیر در آن مشاوره شده و به آن‌ها اطلاعات کافی داده می‌شود.

بلافاصله بعد از انجام کارِ کمیته، آن را منحل کنید.

 

نبایدها

  • وقتی یک نفر می‌تواند کار را بهتر انجام بدهد نباید از جلسه استفاده کنید.

  • اگر مسئولیتی دقیق و روشن می‌خواهید نباید کمیته تشکیل دهید.

  • نباید از کمیته برای اجرا و اداره چیزی استفاده کنید.

  • در هنگام نیاز به عمل سریع نباید از کمیته یا جلسه استفاده کنید.

  • نباید کمیته‌ای بزرگ‌تر از آنچه نیاز دارید تشکیل دهید. کمیته‌ای با بیش از ده نفر عضو می‌تواند غیرقابل‌کنترل باشد.

  • نباید جلسات غیرضروری برگزار کنید. خوب است که اولین پنجشنبه هر ماه نشستی داشته باشید ولی شاید بهتر باشد تنها وقتی جلسه تشکیل دهید که موضوعی برای گفتگو داشته باشید.

 

در طول جلسه

  • کار خود را با مشخص کردن هدف جلسه به شکلی روشن، و تعیین یک بازه زمانی که می‌خواهید به آن دست یابید شروع کنید.
  • موارد دستور جلسه را به ترتیب طی کرده و اطمینان حاصل کنید که درنهایت یک نتیجه‌گیری قطعی به دست آمده و ثبت می‌شود.
  • با زمینه‌چینی بسیار کوتاه و درخواست از دیگران برای مشارکت در بحث، گفتگو در مورد هر یک از موارد را آغاز کنید. از حاضران بخواهید برای پرسش‌های مشخص شما (که باید از پیش آماده کرده باشید) پاسخ‌هایی ارائه کنند. همچنین ممکن است شما مسئله را به یکی از حاضران در جلسه که می‌تواند بهترین پیشنهاد‌ها ابتدایی را داشته باشد ارجاع دهید (بهتر است با آن فرد از قبل هماهنگ کرده و اطلاعات لازم را در اختیار او قرار داده باشید).
  • دیگر حاضران در جلسه را هم به مشارکت دعوت کرده و اجازه ندهید تنها یک نفر بر بحث چیره باشد.
  • اگر افراد از بحث دور شدند نظم را دوباره برقرار کرده و جلسه را مدیریت کنید.
  • اگر حرف‌ها طولانی و بیش‌ازحد شدند به حاضران یادآوری کنید که برای پیشرفت [کار] آنجا جمع شده‌اند.
  • بیان دیدگاه‌های مختلف را تشویق کرده و اگر کسی نظر خوبی ارائه نداده بود، آشکارا به او حمله نکنید، فراموش نکنید مدیریت جلسه وظیفه شماست.
  • اجازه بروز اختلاف میان اعضای جلسه را بدهید ولی اگر فضا بیش‌ازحد به سمت درگیری رفت هوشمندانه دخالت کرده و اختلاف را مدیریت کنید.
  • هر چند وقت یک بار خودتان هم با مطرح کردن یک پرسش یا گفتن چند جمله در بحث شرکت کنید ولی همه گفتگو را در اختیار خود نگیرید.
  • در طول جلسه و در لحظات مناسب بحث‌ها را خلاصه کرده و دیدگاه‌ها را در مورد نقطه‌ای که حرکت کمیته باید به سمت آن باشد بیان کرده و نظر خود را در مورد تصمیم داخلی یا نهایی که باید گرفته شود روشن کنید. پس از آن بررسی کنید که اعضای جلسه هم با این نتیجه‌گیری موافق است یا خیر و در صورت لزوم آن را اصلاح کرده و اطمینان حاصل کنید که تصمیم دقیقاً به همان شکلی که گرفته شده، ثبت شود.
  • آنچه در انتهای جلسه به آن دست یافته شده را خلاصه کرده و نشان دهید هر کس باید تا چه زمانی چه کاری انجام دهد.
  • در صورت نیاز به یک جلسه دیگر در مورد هدف آن جلسه توافق کرده و کاری که حاضران باید پیش از برگزاری آن انجام دهند را شما  به عنوان مدیر جلسه مشخص کنید.
  • به یاد داشته باشید که جلسات می‌توانند در چند فاز اتفاق بیافتند. برای مثال جلسه با یک توضیح شروع شده، در ادامه در مورد مزیت‌ها و معایب بحث شده، بحث به بیراهه رفته و باید به مسیر برگردانده شود، به دلیل دیدگاه‌های متضاد بحث بیشتر از آن‌که روشنگر باشد داغ و جنجالی می‌شود، و درنهایت به نقطه‌ای می‌رسد که شما فکر می‌کنید باید تصمیمی گرفته شود.
  • اگر مدیریت جلسه را بر عهده گرفتید باید سبک خود را به تناسب جلسه تغییر دهید. شاید لازم باشد در هنگام برگرداندن افراد به موضوع یا تمام کردن کار، رفتاری مصمم داشته باشید، یا شاید بخواهید اجازه دهید بحث ادامه پیدا کرده و به همین دلیل رویکردی رهاتر انتخاب کرده، یا اگر بخواهید افراد را به بحث بکشانید رویکردی متقاعدکننده اختیار کنید.

 

با تشکر

مدیر سازان

نظر خود را بیان کنید

ارسال نظر به عنوان مهمان

0
نظرات شما پس تایید مدیریت نمایش داده میشود.
  • نظری پیدا نشد

درباره ما

کسب و کار ما مشخص است . آموزش  و مشاوره مهارت های نرم مدیریت ، مهارت های کسب و کار و مهارت های هوش مالی تخصص ماست.

محصولات ما به صورت تالیف و ترجمه انواع کتاب ، خدمات مشاوره حضوری ،آموزش های آنلاین ، محصولات صوتی و تصویری ،کارگاه ها و سمینار ها ،عرضه می شود.

 

تماس با ما

آدرس : سعادت آباد - بلوار پاکنژاد - خیابان شهید صبحی - پلاک 2 - واحد 1

تلفن : 22149617-021

فکس : 22149540-021

پیامک : 30008810149617

ایمیل : Info{at}modirsazan.com

مدیرسازان در شبکه های اجتماعی