سه شنبه, ۰۳ مهر ۱۳۹۷

ورود کاربران

در فرایند بهبود مستمر کلمه کلیدی «تدریجی» است. بهبود مستمر به معنای جهش‌ها بزرگ و ناگهانی در واکنش به موقعیت‌های بحرانی نیست. بهبود مستمر به معنای اتخاذ رویکردی ثابت و قدم به قدم در جهت بهبود شیوه‌های انجام کار، یعنی [انجام] کار لازم برای ارائه ارزش بیشتر به مشتری است. این فلسفه و اصل حرکت جزیی و قدم به قدم، در مورد همه اعضای سازمان و بخصوص مدیران صدق می‌کند.

 

اهمیت بهبود مستمر

در ژاپن فرایند بهبود مستمر با نام کایزِن شناخته می‌شود. این کلمه ترکیبی است از دو کلمه کای به معنای تغییر و زِن به معنای خوب یا بهتر. سبک مدیریت کایزن بر پایه تغییر تدریجی بنا شده است و  در آن یک فرهنگ [سازمانی] مبتنی بر آگاهی نسبت به کیفیت و یادگیری دائمی بوجود می‌آید. این وضعیت دقیقا در نقطه مقابل فرهنگ مبتنی بر نوآوری غرب، که بر اساس تغییرات ناگهانی و جهش‌های بزرگ رو به جلو بنا شده، قرار دارد.

اهمیت بهبود مستمر در این است که این امر، یک فرایند روزانه است و همه در آن دخیل هستند. بهبود مستمر شیوه تفکر افراد در مورد کارشان را تغییر می‌دهد و در آن فرایند، تغییر به اندازه نتایج به دست آمده اهمیت دارد. اهمیت این رویکرد همچنین به این دلیل است که همه کارکنان در بهبود مستمر سهم دارند. این فرایند باعث ایجاد جریانی از پیشنهادات برای بهبودهای جزیی می‌شود. پیشنهاداتی که می‌توانند تبدیل به تغییرات آنی در شیوه‌های کار شوند.

 

چگونه فرایند بهبود مستمر را آغاز کنیم؟

بهبود مستمر را می‌توان از طریق ارتباطات، درگیر کردن افراد، توسعه فرایند (Process Development) و آموزش آغاز کرد

 

- ارتباطات

مدیران ارشد، کار رهبری را با بیان و انتقال ارزش‌های حاکم بر بهبود مستمر [به دیگران] آغاز کرده و با تاکید بر نیاز بهمراهی و درگیری همگانی در این فرایند، هدف‌های استراتژیک را مشخص می‌کنند. مدیران خط (Line Managers) پیام مدیران ارشد را در ارتباط با تیم خودشان گسترش داده و برحسب زمینه کاری بخش خود، ترجمانی متناسب از آن پیام ارائه می‌دهند و بر روی اهداف تیم توافق می‌کنند.در این ارتباطات باید تاکید شود که از همه انتظار می‌رود به شکلی کنشگر در جستجوی بهبود بوده و اجازه ندهند اول مشکلات بروز پیدا کرده و بعد به آن‌ها واکنش نشان دهند.

 

- درگیر کردن افراد

دستیابی به بهبود مستمر باید همه افراد حاضر در سازمان را در خود درگیر کند. چگونگی به وقوع پیوستن این درگیری و مشارکت، چه به شکل فعالیت‌های گروهی و چه از طریق دعوت از افراد و تیم‌ها برای سنجش یا تایید فرایندها، باید از قبل درنظر گرفته شود. ایجاد گروه‌های بهبود به معنای این است که یک برنامه فشرده آموزشی باید برنامه‌ریزی و اجرا شود.

می‌توان درگیری افراد را از راه‌های زیر بصورت رسمی سازماندهی کرد:

1. گروه های بهبود – این گروه‌ها بر اساس رهنمودها و راهنمایی‌های داده شده از سوی مدیریت عمل می‌کنند. این گروه‌ها معمولا بین بخش‌های مختلف سازمان ایجاد می‌شوند.

2. تیم های حل مسئله_ این تیم‌ها برای حل مسائل خاصی که از سوی مدیریت مطرح شده‌اند تشکیل می‌شوند.

3. حلقه های کیفیت– تیم هایی که از اعضای یک بخش یا فضای کاری تشکیل شده‌اند و پروژه‌های خودشان را برای توسعه انتخاب می‌کنند. این تیم‌ها ممکن است متشکل از اعضای داوطلب بوده و مدیران و سرپرستان دخالت مستقیمی در گفتگوها و اندیشه‌های آن‌ها نداشته باشند. اما در ارزیابی پیشنهادات و اطمینان از اجرای آن‌ها، مدیران و سرپرستان هم نقش خواهند داشت.

 

- توسعه فرایند

توسعه بهبود مستمر تا حدودی وابسته به ایجاد زیرساختی برای فرایندهای مشارکت و درگیری افراد در کارها است. این فرایندها شامل ایجاد برنامه‌های [دریافت] پیشنهادات و انتقادات و گروه‌های بهبود می‌شود. اینهمچنین به ایجاد و توسعه ابز زیرساخت ارها و فرایندهای مناسب برای ارزیابی توجه دارد.

 

- توسعه و آموزش

هدف آموزش افزایش آگاهی درباره نیاز به بهبود مستمر است. دوره‌های آموزشی را می‌توان برای انتقال مهارت‌های حل مسئله و تصمیم‌گیری برگزار کرد. در این دوره‌ها می‌توان استفاده از ابزارهای مختلف تحلیلی و آماری را به نمایش گذاشت و تمرین کرد.

 

- تثبیت پیشرفت‌ها

ارزیابی باید منجر به عملی جهت «تثبیت پیشرفت‌ها» شود. پیشرفت‌ها می‌توانند شامل روش‌ها و فرایندهای بهتر، صرفه‌جویی در هزینه و ارائه خدمات بهتر به مشتریان باشند. برای اطمینان یافتن از این که پیشرفت‌های جزیی و قدم به قدم، تثبیت شده و تبدیل به بخشی از روش‌های معمول کاری گشته و برای مشتریان و در نتیجه سازمان مفید باقی خواهند ماند، نیاز به تلاشی مستمر است.

 

اگر می‌خواهید یک مدیر بهتر شوید، باید همواره تلاش داشته باشید تا تاثیر خودتان و تاثیر عملیات یا خدماتی که شما مسئول آن هستید را، بیشتر و بهتر کنید. این کار شامل پذیرفتن نقشی عمده در برنامه‌های سازمانی مرتبط با بهبود مستمر، و همچنین قرار دادن فعالیت‌هایتان در معرض موشکافی و بررسی دقیق، جهت حصول اطمینان از شناخته و برطرف شدن همه مشکلات عملیاتی می‌شود.

 

باتشکر

مدیرسازان

 

 

 

 

 

 

 

 

 

نظر خود را بیان کنید

ارسال نظر به عنوان مهمان

0
نظرات شما پس تایید مدیریت نمایش داده میشود.
  • نظری پیدا نشد

درباره ما

کسب و کار ما مشخص است . آموزش  و مشاوره مهارت های نرم مدیریت ، مهارت های کسب و کار و مهارت های هوش مالی تخصص ماست.

محصولات ما به صورت تالیف و ترجمه انواع کتاب ، خدمات مشاوره حضوری ،آموزش های آنلاین ، محصولات صوتی و تصویری ،کارگاه ها و سمینار ها ،عرضه می شود.

 

تماس با ما

آدرس : سعادت آباد - بلوار پاکنژاد - خیابان شهید صبحی - پلاک 2 - واحد 1

تلفن : 22149617-021

فکس : 22149540-021

پیامک : 30008810149617

ایمیل : Info{at}modirsazan.com

مدیرسازان در شبکه های اجتماعی